Świadectwo pracy bywa traktowane jak formalność, którą wrzuca się do szuflady i o niej zapomina. To błąd. Ten dokument potwierdza okresy zatrudnienia, tryb rozwiązania umowy oraz informacje wpływające na uprawnienia u kolejnego pracodawcy, w urzędzie pracy i przy ustalaniu stażu emerytalnego. Świadectwo pracy z błędami potrafi więc realnie zaszkodzić, na przykład gdy zamiast porozumienia stron widnieje w nim zwolnienie dyscyplinarne. Dobra wiadomość jest taka, że prawo daje jasną procedurę sprostowania. Zła jest taka, że obwarowano ją krótkimi terminami, które łatwo przegapić.
Czym w ogóle jest świadectwo pracy i kiedy je dostajesz
Świadectwo pracy pracodawca ma obowiązek wydać w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, co do zasady w dniu jego ustania, o ile nie zamierza zatrudnić tej samej osoby w ciągu kolejnych siedmiu dni. Dokument powinien zawierać informacje o okresie i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowiskach, trybie rozwiązania umowy oraz dane niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego. Na żądanie pracownika podaje się również wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje. Co ważne, wydanie świadectwa nie może być uzależnione od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z pracodawcą, więc zatrzymywanie dokumentu „do czasu zwrotu sprzętu” jest niedopuszczalne.
Pierwszy ruch należy do Ciebie i masz na niego czternaście dni
Gdy odbierasz świadectwo pracy, przejrzyj je od razu, a nie po miesiącu. Od dnia jego otrzymania biegnie czternastodniowy termin na złożenie do pracodawcy wniosku o sprostowanie. Wniosek najlepiej złożyć na piśmie, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo za pokwitowaniem, tak aby później móc udowodnić zarówno treść żądania, jak i datę jego wniesienia. W treści wskaż konkretnie, co jest błędne i jak powinno brzmieć prawidłowo, na przykład że tryb rozwiązania umowy należy zmienić z rozwiązania bez wypowiedzenia na wypowiedzenie dokonane przez pracodawcę.
Czternaście dni mija szybciej, niż się wydaje, zwłaszcza w gorącym okresie po rozstaniu z firmą. Dlatego sprawdzenie świadectwa powinno być jedną z pierwszych czynności po jego odebraniu, a nie odkładaną na bliżej nieokreślone „później”.
Następnie czas pracuje po stronie pracodawcy, ale tylko przez tydzień
Po otrzymaniu wniosku pracodawca ma siedem dni na reakcję. Może wniosek uwzględnić i wydać nowe, poprawione świadectwo pracy, albo go nie uwzględnić i zawiadomić Cię o odmowie. Co istotne, sprostowania nie nanosi się na stary dokument. Wydaje się nowe świadectwo z aktualną datą wystawienia, które jednak nadal potwierdza rzeczywiste, niezmienione okresy zatrudnienia. Jeśli pracodawca wyda nowe świadectwo, poprzednie powinieneś mu zwrócić. Gdy pracodawca milczy i nie reaguje na wniosek, traktuj to jak sytuację, w której droga sądowa staje przed Tobą otworem.
Gdy pracodawca odmawia, sprawa trafia do sądu pracy
Jeżeli pracodawca odmówi sprostowania, masz czternaście dni od dnia zawiadomienia o odmowie na wniesienie pozwu do sądu pracy o sprostowanie świadectwa. Jeśli pracodawca w ogóle nie zawiadomił Cię o odmowie, żądanie sprostowania również wnosi się do sądu. Cała ścieżka układa się więc w łańcuch terminów: najpierw czternaście dni na wniosek do pracodawcy, potem jego siedem dni na odpowiedź, a następnie kolejne czternaście dni na pozew. Przerwanie tego łańcucha w którymkolwiek miejscu może oznaczać utratę szansy na łatwe sprostowanie.
W sprawach o sprostowanie świadectwa pracy sytuacja pracownika jest korzystna również od strony kosztów. Przy wartości przedmiotu sporu poniżej ustawowego progu pracownik jest zwolniony z opłaty sądowej od pozwu. Jeśli sąd uwzględni powództwo, pracodawca ma obowiązek wydać nowe świadectwo pracy w terminie liczonym od uprawomocnienia się orzeczenia. Pozew w takiej sprawie można wnieść do sądu właściwego dla siedziby pracodawcy albo do sądu, w którego okręgu praca była wykonywana, co bywa wygodniejsze dla pracownika.
Co najczęściej wymaga poprawienia
Z mojej praktyki wynika, że błędy powtarzają się w kilku miejscach. Najpoważniejszy dotyczy trybu rozwiązania umowy, bo zapis o zwolnieniu dyscyplinarnym zamiast porozumienia stron potrafi zamknąć drzwi do nowej pracy. Częste są też błędy w okresach zatrudnienia, na przykład zsumowanie kilku odrębnych umów w jeden ciąg, co zaciera rzeczywisty przebieg pracy i wymaga wyodrębnienia każdej umowy. Pojawiają się pomyłki w wymiarze wykorzystanego urlopu, w informacji o zajęciu wynagrodzenia czy w danych osobowych. Każdy z tych błędów, choć z pozoru drobny, może mieć realne konsekwencje przy ustalaniu uprawnień, w tym prawa do zasiłku dla bezrobotnych czy stażu emerytalnego.
Warto wiedzieć, że w świadectwie pracy nie umieszcza się informacji o nałożonych karach porządkowych, jeśli uległy one zatarciu, ani o wysokości wypłaconego ekwiwalentu za urlop. Świadectwo ma być zwięzłym, rzetelnym odzwierciedleniem przebiegu zatrudnienia, a nie miejscem na oceny czy komentarze pracodawcy.
Kiedy błędne świadectwo daje prawo do odszkodowania
Sprostowanie usuwa błąd na przyszłość, ale co z realną szkodą, którą już poniosłeś. Kodeks pracy przewiduje odszkodowanie za wydanie niewłaściwego świadectwa pracy, jednak tylko wtedy, gdy z powodu błędu nie mogłeś podjąć nowej pracy. Trzeba wówczas wykazać związek przyczynowy między wadliwym dokumentem a niepowodzeniem w znalezieniu zatrudnienia, na przykład że konkretny pracodawca wycofał ofertę po zobaczeniu zapisu o dyscyplinarce. Odszkodowanie to ograniczone jest do wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, nie dłużej jednak niż za sześć tygodni. To trudniejsza droga niż samo sprostowanie, ale w niektórych sprawach warta rozważenia.
Gdy pracodawca w ogóle nie wydaje świadectwa pracy
Sprostowanie zakłada, że dokument w ogóle dostałeś. Bywa jednak, że pracodawca świadectwa nie wydaje, na przykład odwlekając to lub uzależniając od zwrotu firmowego sprzętu, co jest niedopuszczalne. W takiej sytuacji masz odrębne narzędzia. Możesz wystąpić do sądu pracy z powództwem o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa, a jeżeli z powodu jego braku poniosłeś szkodę, na przykład nie mogłeś zarejestrować się jako bezrobotny i straciłeś prawo do zasiłku za pewien okres, możesz dochodzić odszkodowania na podobnych zasadach jak przy świadectwie błędnym.
Niewydanie świadectwa pracy w terminie jest również wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zagrożonym grzywną, którą może nałożyć Państwowa Inspekcja Pracy. Złożenie skargi do inspekcji bywa skutecznym sposobem zdyscyplinowania opieszałego pracodawcy, choć samo w sobie nie zastępuje drogi sądowej, jeśli potrzebujesz konkretnego dokumentu lub rekompensaty.
Duplikat świadectwa, czyli gdy dokument zaginął
Inną częstą sytuacją jest zgubienie świadectwa pracy po latach, na przykład gdy okazuje się potrzebne do ustalenia stażu emerytalnego. Wtedy nie chodzi o sprostowanie, lecz o wydanie odpisu, czyli duplikatu. Pracodawca, a w razie jego likwidacji podmiot przechowujący dokumentację, ma obowiązek wydać taki odpis na wniosek pracownika. Warto o tym pamiętać, bo świadectwa pracy towarzyszą nam przez całe życie zawodowe i bywają potrzebne wiele lat po zakończeniu danej pracy. Jeśli firma już nie istnieje, dokumentacji szuka się w archiwach przechowujących akta osobowe.
Jak zadbać o swoje prawa w praktyce
Zacznij od dokładnego przeczytania świadectwa zaraz po jego odbiorze. Porównaj wszystkie daty, tryb rozwiązania umowy i wymiar urlopu ze stanem rzeczywistym. Jeśli widzisz błąd, złóż wniosek o sprostowanie na piśmie, w terminie czternastu dni, zachowując dowód nadania. Pilnuj kolejnych terminów, bo to one decydują o tym, czy sprawa potoczy się szybko. Kwestie dochodzenia roszczeń przed sądem omawiam na stronie o postępowaniach sądowych, a indywidualne sprawy prowadzę w ramach porad prawnych dla pracowników.
Jeśli Twoje świadectwo zawiera błąd, który może zaszkodzić Twojej karierze, a pracodawca zwleka lub odmawia poprawy, nie czekaj, aż upłyną terminy. Napisz do mnie albo zadzwoń, a sprawdzimy, jak najszybciej doprowadzić do wydania prawidłowego dokumentu.